Sau khi thành lập công ty, cần làm những gì để đúng quy định pháp luật? Một câu hỏi tưởng chừng đơn giản mà khiến rất nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp mới, Công ty Luật TNHH HDS sẽ tổng hợp và phân tích những thủ tục quan trọng mà bạn cần thực hiện ngay sau khi thành lập công ty.
Hoàn thiện nghĩa vụ thuế ban đầu và thiết lập các công cụ điện tử
Ngay sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục thuế ban đầu để được cơ quan thuế quản lý chính thức. Thủ tục này bao gồm việc nôp hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử, xác lập thông tin tài khoản ngân hàng, ngành nghề, địa chỉ trụ sở và các hình thức kế toán sẽ sử dụng. Đây là bước giúp cơ quan thuế nắm được đầy đủ dữ liệu của doanh nghiệp ngay từ ngày đầu hoạt động.
Để thực hiện các nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần có chữ ký số điện tử. Chữ ký số giống như “con dấu điện tử” của doanh nghiệp, dùng để ký các tờ khai, nộp thuế, đăng ký hóa đơn và thực hiện phần lớn thủ tục pháp lý. Vì vậy, ngay sau khi thành lập công ty, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và kích hoạt chữ ký số ngay sau khi thành lập là điều cần thiết để tránh gián đoạn các bước tiếp theo.
Khi chữ ký số đã sẵn sàng, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử. Hiện nay, tất cả doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Hồ sơ đăng ký hóa đơn tương đối đơn giản, nhưng nếu kê khai sai mẫu, sai thời điểm hoặc thiếu thông tin, cơ quan thuế sẽ yêu cầu sửa đổi. Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện đúng trình tự ngay từ đầu để hóa đơn có thể sử dụng ngay khi cần giao dịch với khách hàng.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần nộp tờ khai và lệ phí môn bài theo thời hạn pháp luật quy định. Dù mức lệ phí không cao, nhưng đây lại là lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị phạt trong năm đầu hoạt động. Việc nộp đúng hạn sau khi thành lập công ty giúp doanh nghiệp tránh bị đưa vào diện quản lý rủi ro thuế.
Thiết lập thông tin pháp lý và điều kiện cơ bản để công ty đi vào hoạt động
Sau khi thành lập công ty, song song với thủ tục thuế thì doanh nghiệp cần hoàn thiện các điều kiện hoạt động tại trụ sở. Việc đầu tiên là mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Đây là tài khoản phục vụ cho mọi giao dịch tài chính liên quan đến công ty, từ thanh toán hợp đồng đến nhận vốn góp. Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo cho Sở Tài chính theo quy định. Việc không thông báo đúng thời hạn có thể bị xử phạt và ảnh hưởng đến các giao dịch sau này.
Một yêu cầu nữa tưởng đơn giản nhưng rất nhiều doanh nghiệp bỏ quên là treo biển hiệu tại trụ sở. Sau khi thành lập công ty, cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra địa chỉ hoạt động thực tế, nếu không có biển hiệu thể hiện tên công ty và mã số doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và bị đánh giá là không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Việc treo biển không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và tạo sự chuyên nghiệp.
Bên cạnh những thủ tục trên, sau khi thành lập công ty thì chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị chế độ kế toán ban đầu. Việc xác định hình thức kế toán, lựa chọn phần mềm, hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài sẽ giúp hoạt động ổn định từ đầu và tránh sai sót trong quá trình kê khai, báo cáo. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ chủ quan, dẫn đến tình trạng sai thuế, chậm báo cáo hoặc thiếu chứng từ, gây thiệt hại lớn và mất thời gian xử lý.
Cuối cùng, là đăng ký bảo hiểm xã hội và khai trình sử dụng lao động, nhiều chủ doanh nghiệp mới thành lập thường lầm tưởng rằng khi nào có doanh thu mới cần quan tâm đến bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, theo quy định, ngay khi ký kết hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khai trình sử dụng lao động và đăng ký đóng BHXH cho nhân viên.
Việc thiết lập mã đơn vị tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi đặt trụ sở là bước đi quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho người lao động và khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc xây dựng thang bảng lương và nội quy lao động nếu quy mô nhân sự đạt đến ngưỡng pháp luật quy định. Việc chuẩn bị chỉn chu các hồ sơ nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp công ty tránh được các đợt thanh tra liên ngành về lao động trong tương lai.
Vì sao nên thực hiện đầy đủ các thủ tục ngay sau khi thành lập công ty?
Việc hoàn thiện các thủ tục sau khi thành lập công ty không chỉ đơn thuần là để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định bộ máy vận hành. Những thủ tục này chính là nền tảng pháp lý vững chắc cho mọi giao dịch thương mại, từ việc ký kết hợp đồng kinh tế, thực hiện thanh toán qua ngân hàng, xuất hóa đơn tài chính đến việc thiết lập mối quan hệ làm việc chính thức với các cơ quan quản lý nhà nước.
Xét về góc độ thị trường, sự chuẩn chỉnh ngay từ đầu giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Một doanh nghiệp có đầy đủ biển hiệu, hóa đơn điện tử sẵn sàng và tài khoản ngân hàng pháp nhân luôn tạo được sự tin cậy cao hơn hẳn so với những đơn vị còn lúng túng về mặt thủ tục. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc chậm trễ một ngày trong khâu kích hoạt mã số thuế hay chữ ký số cũng có thể khiến bạn đánh mất cơ hội ký kết những dự án quan trọng.
Hơn nữa, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế, lao động và bảo hiểm ngay từ ngày đầu giúp doanh nghiệp phòng ngừa các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Các sai sót nhỏ nếu không được xử lý kịp thời sẽ tích tụ thành những khoản phạt chậm nộp khổng lồ hoặc gây khó khăn cho việc quyết toán thuế sau này. Thực hiện đúng và đủ các bước hậu thành lập chính là cách “vạch ra ranh giới an toàn”, giúp chủ doanh nghiệp rảnh tay tập trung vào chiến lược kinh doanh mà không phải lo lắng về những đợt kiểm tra đột xuất hay các rắc rối về hồ sơ giấy tờ.
Tóm lại, sự khởi đầu bài bản không chỉ là nghĩa vụ mà còn là đòn bẩy chiến lược. Nó giúp bộ máy vận hành trơn tru, tối ưu hóa thời gian và tạo đà cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.
Cam kết chất lượng dịch vụ của Công ty Luật TNHH HDS:
Luật HDS luôn đặt sự minh bạch, hiệu quả và an toàn pháp lý lên hàng đầu trong quá trình cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên nhiều kinh nghiệm, chúng tôi cam kết:
– Thực hiện công việc đúng quy định pháp luật, đảm bảo tiến độ và chất lượng theo thỏa thuận.
– Tư vấn rõ ràng, đầy đủ, đề xuất giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu thực tế của khách hàng.
– Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, tài liệu và dữ liệu mà khách hàng cung cấp.
– Đồng hành và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình giải quyết vụ việc, từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục pháp lý.
– Cung cấp dịch vụ với chi phí hợp lý, bảo đảm giá trị mang lại vượt trên chi phí khách hàng bỏ ra.
HDS luôn nỗ lực xây dựng sự tin cậy lâu dài với khách hàng, và xem sự hài lòng của khách hàng là thước đo cho chất lượng dịch vụ của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc đang gặp vướng mắc, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ liên hệ:
Công ty Luật TNHH HDS
Hotline: 0901.727.373 Email: contact@hdslaw.vn
Website: