Việt Nam là thị trường tiềm năng cho thương nhân nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) nhằm xúc tiến thương mại, khảo sát thị trường. Tuy nhiên, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khá phức tạp, liên quan cam kết WTO và hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự. Công ty Luật HDS hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, hạn chế rủi ro bị từ chối cấp phép.
1. Tổng quan & Những khó khăn doanh nghiệp nước ngoài thường gặp khi thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Việt Nam ngày càng trở thành thị trường tiềm năng cho các tập đoàn nước ngoài trong hoạt động xúc tiến thương mại, khảo sát thị trường và hỗ trợ kinh doanh. Một trong những hình thức phổ biến nhất là thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD).
Tuy nhiên, nhà đầu tư nước ngoài thường gặp nhiều khó khăn như:
- Hiểu sai phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện
- Không nắm rõ điều kiện ngành nghề theo cam kết WTO
- Hồ sơ phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng phức tạp
- Quy trình thẩm định nghiêm ngặt từ Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp
- Rủi ro bị từ chối nếu kê khai sai hoặc không đủ điều kiện
Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ thành lập VPĐD trọn gói, giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian – chi phí, hạn chế tối đa sai sót hồ sơ
- Tránh rủi ro pháp lý, tuân thủ đầy đủ quy định
- Nhanh chóng có giấy phép, sớm triển khai hoạt động xúc tiến thương mại tại Việt Nam
2. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Theo Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện là:
- Đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài
- Được thành lập tại Việt Nam để nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, hỗ trợ hợp đồng
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi
- Không được ký hợp đồng kinh doanh trừ khi được ủy quyền liên quan đến xúc tiến thương mại
Giấy phép thành lập VPĐD là điều kiện bắt buộc để thương nhân nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
3. Đối tượng được phép thành lập Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập
- Có doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh thực tế
- Hoạt động không thuộc ngành nghề bị hạn chế theo pháp luật Việt Nam
- Nếu giấy phép kinh doanh còn dưới 01 năm, phải giải trình bổ sung theo yêu cầu
4. Điều kiện để được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần:
- Có Giấy phép kinh doanh hợp pháp tại nước sở tại
- Hoạt động ít nhất 01 năm và vẫn còn hiệu lực
- Lĩnh vực hoạt động phù hợp với cam kết WTO hoặc pháp luật Việt Nam
- Địa điểm đặt VPĐD hợp pháp (không đặt tại chung cư không có chức năng thương mại)
- Người đứng đầu VPĐD không thuộc trường hợp bị cấm cư trú hoặc điều hành tại Việt Nam
5. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện
Bộ hồ sơ tiêu chuẩn gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD (theo mẫu)
- Giấy phép kinh doanh của thương nhân nước ngoài
- Báo cáo tài chính, tài liệu chứng minh hoạt động thực tế
- Hộ chiếu/CMND của người đứng đầu VPĐD
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD
- Tài liệu về địa điểm đặt VPĐD (hợp đồng thuê, giấy phép tòa nhà…)
- Các tài liệu phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng theo quy định
Luật HDS hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ hồ sơ phức tạp này.
6. Quy trình thành lập Văn phòng đại diện tại Luật HDS
Bước 1: Tư vấn pháp lý
- Tư vấn phạm vi hoạt động của VPĐD
- Kiểm tra điều kiện ngành nghề theo cam kết WTO
- Đánh giá hồ sơ thương nhân nước ngoài và địa điểm dự kiến
- Dự tính chi phí – thời gian – rủi ro
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
- Soạn mẫu đơn, giấy tờ theo quy định
- Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài
- Kiểm tra kỹ độ chính xác và tính hợp lệ của hồ sơ
Bước 3: Nộp hồ sơ
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu kinh tế
- Theo dõi quá trình xử lý
- Làm việc với cơ quan nhà nước để bổ sung nếu cần
Bước 4: Nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Bàn giao giấy phép cho doanh nghiệp
- Hướng dẫn thủ tục sau cấp phép:
- Khắc dấu VPĐD
- Thông báo hoạt động
- Đăng ký thuế
- Treo biển hiệu hợp pháp
- Khắc dấu VPĐD
7. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Luật HDS
- Tư vấn đúng quy định – tránh rủi ro bị từ chối hồ sơ
- Tiết kiệm thời gian: chúng tôi thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục
- Chi phí minh bạch – không phát sinh
- Hợp đồng rõ ràng, cam kết thời gian hoàn thành
- Bảo mật thông tin tuyệt đối
- Tư vấn chiến lược lâu dài cho hoạt động thương mại của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
8. Lưu ý quan trọng khi thành lập Văn phòng đại diện
- VPĐD không được kinh doanh, không phát sinh doanh thu
- Người đứng đầu VPĐD không được đồng thời đứng đầu chi nhánh khác
- Điều kiện ngành nghề phải phù hợp cam kết WTO
- Hợp đồng thuê địa điểm phải đúng mục đích sử dụng
- Giấy phép VPĐD cần gia hạn đúng hạn, tránh bị xử phạt
9. Liên hệ dịch vụ
Công ty Luật HDS: Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Tư vấn pháp lý toàn diện
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ – chính xác
- Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước
- Đồng hành pháp lý dài hạn cho doanh nghiệp
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần tại Việt Nam (Cập nhật 2026) https://hdslaw.vn/thu-tuc-nha-dau-…-von-mua-co-phan/
📍 Liên hệ ngay:
- Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà đa năng, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội
- Điện thoại: 0914646357
- Email: contact@hdslaw.vn