THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NĂM 2026
Trong quá trình hoạt động, khi doanh nghiệp thực hiện tái cấu trúc tổ chức, thu hẹp quy mô kinh doanh hoặc không còn nhu cầu duy trì sự hiện diện tại một địa bàn nhất định, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là giải pháp cần thiết và phù hợp với định hướng quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây không chỉ là quyết định mang tính nội bộ mà còn là thủ tục pháp lý bắt buộc, phải được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật về đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện do chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ đối với người lao động, hoặc chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Những vướng mắc này có thể dẫn đến việc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ, phát sinh rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Bài viết dưới đây của Công ty Luật HDS sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định pháp luật, tiết kiệm thời gian, chi phí và bảo đảm an toàn pháp lý trong suốt quá trình thực hiện.
1. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là gì?
Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục pháp lý để kết thúc hoàn toàn sự tồn tại và hoạt động của văn phòng đại diện đã được đăng ký, đồng thời cập nhật tình trạng này tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện không làm chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, lao động, hợp đồng và tài sản phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt.
2. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp thực hiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong nhiều trường hợp khác nhau, xuất phát từ nhu cầu tổ chức lại hoạt động sản xuất – kinh doanh hoặc yêu cầu tuân thủ quy định pháp luật. Cụ thể, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thường được thực hiện trong các trường hợp sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì văn phòng đại diện tại địa bàn đã đăng ký. Trường hợp này thường phát sinh khi phạm vi hoạt động kinh doanh thay đổi, thị trường mục tiêu không còn phù hợp hoặc doanh nghiệp chuyển hướng chiến lược phát triển sang khu vực khác hiệu quả hơn.
Thứ hai, doanh nghiệp thực hiện tái cấu trúc hệ thống chi nhánh, văn phòng đại diện nhằm tinh gọn bộ máy quản lý, tối ưu chi phí vận hành hoặc sắp xếp lại mô hình tổ chức. Khi đó, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là một phần trong kế hoạch tái cơ cấu tổng thể của doanh nghiệp.
Thứ ba, văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả, không đạt được mục tiêu ban đầu về xúc tiến thương mại, đại diện liên lạc hoặc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, việc chấm dứt hoạt động giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh chi phí không cần thiết và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Thứ tư, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện được thực hiện theo quyết định nội bộ của doanh nghiệp, phù hợp với thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị, tùy theo loại hình doanh nghiệp. Quyết định này phải được ban hành đúng trình tự và thể hiện rõ thời điểm chấm dứt hoạt động, trách nhiệm của các bên liên quan.
Thứ năm, văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp vi phạm quy định pháp luật hoặc không đáp ứng điều kiện hoạt động theo quy định hiện hành.
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cần được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp phải bảo đảm hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ về thuế, lao động, hợp đồng và các nghĩa vụ tài chính khác có liên quan trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh phát sinh nghĩa vụ pháp lý kéo dài mà còn hạn chế rủi ro tranh chấp, xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến uy tín trong quá trình hoạt động kinh doanh sau này.
3. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư 68/2025/TT-BKHĐT về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp;
- Các văn bản pháp luật có liên quan.
4. Điều kiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần bảo đảm:
- Đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện (nếu có mã số thuế phụ thuộc);
- Đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính liên quan;
- Đã giải quyết quyền lợi của người lao động theo quy định pháp luật;
- Không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý sau khi chấm dứt.
5. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
- Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế (trong trường hợp có mã số thuế);
- Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện).
6. Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Bước 1: Thông qua quyết định chấm dứt
Doanh nghiệp ban hành quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo đúng thẩm quyền.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thuế
Văn phòng đại diện thực hiện quyết toán, đóng mã số thuế (nếu có) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Hoàn tất chấm dứt hoạt động
Thông tin về văn phòng đại diện được cập nhật sang trạng thái đã chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
7. Các công việc cần thực hiện sau khi chấm dứt hoạt động
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thanh lý hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng dịch vụ liên quan;
- Thu hồi con dấu của văn phòng đại diện (nếu có);
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định;
- Thông báo cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu có).
8. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần lưu ý gì?
Đối với doanh nghiệp FDI, ngoài thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh, cần lưu ý:
- Trường hợp văn phòng đại diện gắn với nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh IRC;
- Rà soát cam kết đầu tư, điều ước quốc tế liên quan (nếu có);
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo đầu tư trước khi chấm dứt.
9. Dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện – Công ty Luật HDS
Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trọn gói, bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và rủi ro pháp lý trước khi chấm dứt;
- Soạn thảo đầy đủ hồ sơ pháp lý;
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Hỗ trợ xử lý các nghĩa vụ phát sinh sau chấm dứt.
⏱ Thời gian thực hiện: 05 – 10 ngày làm việc
📌 Cam kết: Đúng luật – Minh bạch – Hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp
Xem thêm: NHỮNG RỦI RO PHÁP LÝ KHI KHÔNG KỊP THỜI THAY ĐỔI ĐĂNG KÝ KINH DOANH CẬP NHẬT 2025 https://hdslaw.vn/khong-kip-thoi-t…ng-ky-kinh-doanh/
Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ liên hệ:
Công ty Luật TNHH HDS
Hotline: 0901.727.373
Email: contact@hdslaw.vn