Đặt tên doanh nghiệp: 8 quy tắc để không bị trùng và không bị từ chối hồ sơ

Việc đặt tên doanh nghiệp không chỉ là bước đầu trong hành trình khởi nghiệp mà còn quyết định việc hồ sơ đăng ký kinh doanh có được chấp thuận hay không. Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối khi tên trùng, bị từ chối hoặc không phù hợp quy định pháp luật. Dưới đây, Công ty Luật HDS sẽ chia sẻ 9 quy tắc quan trọng để đặt tên doanh nghiệp đúng chuẩn, tránh trùng và tăng cơ hội thành công khi đăng ký.

1. Chọn loại hình doanh nghiệp trước khi đặt tên

Tên doanh nghiệp phải đi kèm với loại hình doanh nghiệp:

• Công ty TNHH một thành viên
  
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên
  
• Công ty cổ phần
  

Ví dụ: Công ty TNHH HDS Solutions, Công ty Cổ phần HDS Investment. Việc này giúp cơ quan đăng ký dễ xác định hồ sơ của bạn.

2. Tên doanh nghiệp phải khác hoàn toàn với doanh nghiệp khác

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tên doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Kiểm tra kỹ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ.

3. Sử dụng từ ngữ phù hợp pháp luật

Những từ ngữ không được sử dụng khi đặt tên doanh nghiệp

Khi đặt tên doanh nghiệp, ngoài việc đảm bảo tính dễ nhớ, dễ đọc và phù hợp với định hướng thương hiệu, doanh nghiệp còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Trên thực tế, rất nhiều hồ sơ thành lập công ty bị từ chối chỉ vì tên doanh nghiệp chứa những từ ngữ bị cấm hoặc gây hiểu nhầm.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, tên doanh nghiệp không được chứa các yếu tố vi phạm đạo đức xã hội, gây nhầm lẫn hoặc xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức khác.

Dưới đây là những nhóm từ ngữ không được sử dụng khi đặt tên doanh nghiệp mà bạn cần đặc biệt lưu ý:

3.1. Không sử dụng từ ngữ phản cảm, trái đạo đức xã hội

Khi đặt tên doanh nghiệp, tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ:

• Gây phản cảm, phản văn hóa

• Trái thuần phong mỹ tục

• Gây ảnh hưởng tiêu cực đến đạo đức xã hội

Những tên gọi mang nội dung tiêu cực, nhạy cảm hoặc gây hiểu lầm về giá trị xã hội sẽ bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối ngay từ đầu.

3.2. Không sử dụng từ ngữ gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước

Một nguyên tắc quan trọng khi đặt tên doanh nghiệp là không được sử dụng từ ngữ khiến người khác hiểu nhầm doanh nghiệp là cơ quan nhà nước hoặc đơn vị trực thuộc Nhà nước.

Cụ thể, không được dùng các cụm từ như:

• “Bộ”, “Ủy ban”, “Sở”, “Cục”, “Viện”, “Tòa án”, “Thanh tra”

• Hoặc các cụm từ dễ gây hiểu nhầm về chức năng quản lý nhà nước

📌 Ví dụ không hợp lệ:

• Công ty TNHH Bộ Công An

• Công ty TNHH UBND Hà Nội

Việc sử dụng những tên gọi này không chỉ khiến hồ sơ bị từ chối, mà còn có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý nếu cố tình vi phạm.

3.3. Không sử dụng tên các tổ chức quốc tế khi chưa được cho phép

Khi đặt tên doanh nghiệp, bạn cũng không được sử dụng tên của các tổ chức quốc tế, tổ chức liên chính phủ hoặc tổ chức có yếu tố nước ngoài nếu chưa được sự chấp thuận hợp pháp.

Ví dụ:

• Công ty TNHH Liên Hiệp Quốc

• Công ty TNHH WHO Việt Nam

• Công ty TNHH UNESCO Việt Nam

Những tên gọi này dễ gây hiểu nhầm về mối quan hệ pháp lý hoặc sự bảo trợ quốc tế, do đó sẽ bị từ chối khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

4. Tên doanh nghiệp nên ngắn gọn, dễ nhớ

Tên ngắn, dễ đọc, dễ phát âm – Yếu tố quan trọng khi thành lập công ty

Khi thành lập công ty, việc lựa chọn một tên doanh nghiệp ngắn gọn, dễ đọc và dễ phát âm mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, không chỉ về mặt pháp lý mà còn về chiến lược thương hiệu lâu dài. Một tên doanh nghiệp rõ ràng, dễ ghi nhớ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.

Trong quá trình đăng ký thành lập công ty, những tên ngắn gọn thường có tỷ lệ được chấp thuận cao hơn do hạn chế nhầm lẫn, dễ tra cứu và phù hợp với hệ thống quản lý dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lợi ích khi đặt tên doanh nghiệp ngắn, dễ đọc:

✔ Khách hàng dễ ghi nhớ
Tên doanh nghiệp đơn giản giúp khách hàng nhanh chóng nhận diện thương hiệu, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh cao. Đây là lợi thế lớn khi doanh nghiệp mới thành lập và chưa có độ phủ thị trường.

✔ Thuận tiện cho truyền thông – marketing
Tên ngắn giúp dễ thiết kế logo, website, fanpage, email doanh nghiệp và các ấn phẩm truyền thông. Khi thành lập công ty, việc lựa chọn tên phù hợp sẽ hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động quảng bá về sau.

✔ Hạn chế sai sót khi kê khai hồ sơ pháp lý
Tên đơn giản giúp tránh nhầm lẫn khi điền thông tin trong hồ sơ thành lập công ty, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng hoặc làm thủ tục thuế.

✔ Dễ đăng ký bảo hộ thương hiệu
Tên ngắn, độc đáo giúp tăng khả năng đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, hạn chế nguy cơ bị trùng hoặc tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ.

5. Sử dụng tên riêng, từ sáng tạo hoặc từ viết tắt

• Tên riêng: Công ty TNHH Minh Phát
• Tên sáng tạo: Công ty TNHH Sao Vàng
• Từ viết tắt: Công ty CP HDS

Điều này giúp tăng khả năng duyệt hồ sơ và tránh trùng lặp.

6. Hạn chế ký tự đặc biệt và số

Tên doanh nghiệp không nên chứa ký tự đặc biệt (@, #, &, %, …) hoặc chỉ có số, trừ khi có ý nghĩa rõ ràng và hợp pháp.

Ví dụ: Công ty TNHH HDS 123 có thể được chấp nhận, nhưng Công ty TNHH HDS@ thường bị từ chối.

7. Không sử dụng tên địa danh gây nhầm lẫn

Tên doanh nghiệp có thể chứa địa danh, nhưng không được gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính quyền địa phương.

Ví dụ: Công ty TNHH Hà Nội Xanh → hợp lệ, nhưng Công ty TNHH UBND Hà Nội → bị từ chối.

8. Kiểm tra trùng lặp và đăng ký bảo hộ thương hiệu

Những việc cần làm trước khi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Trước khi chính thức nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng nhằm bảo đảm hồ sơ hợp lệ, tránh bị trả lại hoặc phát sinh rủi ro pháp lý về sau.

8.1. Tra cứu tên doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia

Một trong những bước bắt buộc trước khi thành lập doanh nghiệp là tra cứu tên dự kiến đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp xác định:

• Tên doanh nghiệp có bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký hay không

• Khả năng được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên

Tra cứu kỹ tên doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ nhiều lần trong quá trình làm thủ tục thành lập công ty.

8.2. Kiểm tra tên thương hiệu để tránh vi phạm quyền sở hữu trí tuệ

Bên cạnh việc tra cứu trên hệ thống đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra tên thương hiệu trên cơ sở dữ liệu sở hữu trí tuệ để tránh trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được bảo hộ.

Việc này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có định hướng phát triển thương hiệu lâu dài, bởi nếu vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp có thể:

• Bị buộc đổi tên sau khi đã đi vào hoạt động

• Phát sinh tranh chấp pháp lý tốn kém

• Ảnh hưởng uy tín và hoạt động kinh doanh

Do đó, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thành lập doanh nghiệp là bước không thể bỏ qua.

8.3. Lợi ích của việc đặt tên doanh nghiệp đúng quy định ngay từ đầu

Việc tuân thủ đúng quy định pháp luật khi đặt tên doanh nghiệp giúp:

• Tránh bị từ chối hồ sơ khi làm thủ tục thành lập doanh nghiệp

• Hạn chế tối đa tranh chấp pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động

• Tạo nền tảng xây dựng thương hiệu bền vững, chuyên nghiệp

• Giúp hồ sơ đăng ký kinh doanh được xử lý nhanh chóng và thuận lợi

Áp dụng đầy đủ các nguyên tắc và 9 quy tắc đặt tên doanh nghiệp theo quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp:

✔ Tránh trùng tên với doanh nghiệp khác
✔ Tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Doanh nghiệp
✔ Gia tăng giá trị thương hiệu ngay từ giai đoạn khởi sự

Xem thêm: Nên thành lập công ty TNHH hay công ty cổ phần? Cập nhật 2026 https://hdslaw.vn/nen-thanh-lap-co…-cong-ty-co-phan/

Công ty Luật HDS sẵn sàng tư vấn đặt tên doanh nghiệp hợp pháp, tránh rủi ro và tối ưu cho thương hiệu. Liên hệ ngay để được hướng dẫn chi tiết và nộp hồ sơ an toàn.

Công ty Luật TNHH HDS

Hotline: 0901.727.373

Email: contact@hdslaw.vn