Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết cập nhật 2026
Nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để khảo sát thị trường, quảng bá thương hiệu và kết nối đối tác trước khi đầu tư chính thức. So với việc thành lập công ty, thủ tục thành lập văn phòng đại diện đơn giản hơn, chi phí thấp và rủi ro pháp lý được kiểm soát tốt.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được trực tiếp kinh doanh và phải tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật về phạm vi hoạt động, người đứng đầu và nghĩa vụ báo cáo. Nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc do chưa nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình thành lập văn phòng đại diện.
Bài viết của Công ty Luật HDS sẽ hướng dẫn đầy đủ thủ tục, giúp doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả.
1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty mẹ, nhưng không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi hoặc phát sinh doanh thu tại Việt Nam.
Theo Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, hoạt động trong phạm vi được ghi nhận tại Giấy phép thành lập và chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Vai trò và lợi ích của việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho thương nhân nước ngoài, bao gồm:
- Hiện diện hợp pháp tại Việt Nam để quảng bá thương hiệu và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng;
- Nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường, đánh giá tiềm năng đầu tư;
- Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty mẹ mà không phải thành lập pháp nhân độc lập;
- Chi phí vận hành thấp, không yêu cầu vốn điều lệ;
- Phù hợp với các doanh nghiệp mới tiếp cận thị trường Việt Nam hoặc chưa có kế hoạch kinh doanh trực tiếp.
3. Điều kiện để thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Là thương nhân được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật quốc gia đó công nhận;
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
- Trường hợp giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn thì thời hạn còn lại phải tối thiểu 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế;
- Trường hợp nội dung hoạt động chưa được cam kết hoặc thương nhân không thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ có điều ước quốc tế với Việt Nam, việc thành lập phải được Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.
4. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu);
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Toàn bộ tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định.
5. Trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến:
- Sở Công Thương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện; hoặc
- Ban quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế nếu đặt trụ sở trong khu chức năng đặc thù.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép kiểm tra hồ sơ và yêu cầu bổ sung (nếu cần). Việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần.
Bước 3: Cấp Giấy phép
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
6. Văn phòng đại diện có được giao kết hợp đồng lao động không?
Theo Điều 17 Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có quyền:
- Tuyển dụng lao động Việt Nam và lao động nước ngoài;
- Ký kết hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Có con dấu và thực hiện các quyền khác theo quy định.
Như vậy, Văn phòng đại diện hoàn toàn có quyền giao kết hợp đồng lao động, nhưng chỉ phục vụ cho hoạt động đúng phạm vi được cấp phép.
7. Một số lưu ý quan trọng khi hoạt động
- Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, xuất hóa đơn hoặc phát sinh doanh thu;
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động tại Việt Nam;
- Phải thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cơ quan quản lý;
- Tên Văn phòng đại diện phải gắn với tên thương nhân nước ngoài và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam.
8. Dịch vụ hỗ trợ thành lập Văn phòng đại diện – Công ty Luật HDS
Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói cho thương nhân nước ngoài, bao gồm:
- Tư vấn điều kiện thành lập và phạm vi hoạt động hợp pháp;
- Soạn thảo và rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý;
- Hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng;
- Đại diện làm việc với cơ quan cấp phép;
- Tư vấn lao động, thuế và nghĩa vụ báo cáo sau thành lập.
Cam kết: đúng luật – nhanh chóng – bảo mật thông tin doanh nghiệp.
9. Vì sao nên chọn công ty luật HDS hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện
- Tư vấn pháp lý toàn diện: HDS hướng dẫn đầy đủ từ chuẩn bị hồ sơ đến sau khi thành lập, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam.
- Soạn thảo hồ sơ chuẩn xác: Chúng tôi soạn Đơn đề nghị, Quyết định thành lập, danh sách người đứng đầu đúng chuẩn pháp luật.
- Hỗ trợ dịch thuật và công chứng: Giảm thiểu rủi ro sai sót hồ sơ từ tài liệu nước ngoài.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tránh sai sót, rút ngắn thời gian xử lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Xem thêm: THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NĂM 2026 https://hdslaw.vn/thu-tuc-cham-dut…n-phong-dai-dien/
Liên hệ ngay công ty luật HDS để được tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, giúp quá trình hiện diện thị trường nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả.
Công ty Luật TNHH HDS
Hotline: 0901.727.373
Email: contact@hdslaw.vn