Chấm dứt hoạt động chi nhánh là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì đơn vị phụ thuộc hoặc thực hiện tái cấu trúc hệ thống kinh doanh. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc do chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế, nộp hồ sơ không đúng thời hạn hoặc thiếu quyết định nội bộ hợp lệ, dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, bảo đảm nghĩa vụ với cơ quan thuế và cập nhật đầy đủ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, do Công ty Luật HDS tổng hợp, sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ và quy trình chấm dứt hoạt động chi nhánh đúng luật, nhanh chóng và an toàn.
1. Chấm dứt hoạt động chi nhánh là gì?
Chấm dứt hoạt động chi nhánh là việc doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật nhằm kết thúc toàn bộ hoạt động của chi nhánh đã được thành lập trước đó.
Việc chấm dứt này bao gồm việc hoàn tất các nghĩa vụ liên quan đến thuế, lao động, hợp đồng, tài sản và các nghĩa vụ tài chính khác của chi nhánh, đồng thời thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Kể từ thời điểm việc chấm dứt hoạt động được ghi nhận hợp lệ, chi nhánh không còn tư cách hoạt động, không được nhân danh doanh nghiệp để thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào và cũng không phát sinh quyền, nghĩa vụ pháp lý độc lập với doanh nghiệp chủ quản.
Trên thực tế, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh thường phát sinh trong nhiều trường hợp khác nhau, phổ biến như: doanh nghiệp thực hiện tái cơ cấu tổ chức, tinh gọn bộ máy hoạt động; thu hẹp phạm vi kinh doanh nhằm tối ưu chi phí; thay đổi chiến lược phát triển, thị trường mục tiêu hoặc mô hình quản trị; hoặc trong quá trình sáp nhập, hợp nhất, chia tách doanh nghiệp theo kế hoạch kinh doanh mới.
Ngoài ra, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh cũng có thể xuất phát từ hiệu quả kinh doanh không đạt kỳ vọng, thay đổi địa điểm hoạt động, hoặc không còn nhu cầu duy trì chi nhánh tại địa phương đó.
2. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (Điều 66);
- Thông tư 68/2025/TT-BKHĐT quy định biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
3. Điều kiện chấm dứt hoạt động chi nhánh
Trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần rà soát và bảo đảm đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Cụ thể:
Thứ nhất, doanh nghiệp phải ban hành quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh đúng thẩm quyền, phù hợp với loại hình doanh nghiệp (chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật). Quyết định này cần thể hiện rõ thời điểm chấm dứt hoạt động, phạm vi chấm dứt và trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời được lập thành văn bản hợp lệ theo quy định.
Thứ hai, doanh nghiệp phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế của chi nhánh đối với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm việc kê khai, quyết toán và nộp đầy đủ các khoản thuế phát sinh (nếu có). Trường hợp chi nhánh còn tồn tại nghĩa vụ thuế chưa hoàn thành, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động.
Thứ ba, doanh nghiệp cần chấm dứt toàn bộ hoạt động của các địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh (nếu có). Việc này bao gồm cả việc thực hiện thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh theo đúng trình tự, nhằm bảo đảm tính thống nhất trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Thứ tư, doanh nghiệp phải hoàn tất mọi nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ hợp đồng và quyền lợi liên quan đến người lao động, đối tác, khách hàng (nếu có). Việc thanh lý hợp đồng, thanh toán công nợ, giải quyết chế độ cho người lao động cần được thực hiện đầy đủ, minh bạch nhằm tránh phát sinh tranh chấp hoặc khiếu kiện sau khi chi nhánh đã chấm dứt hoạt động.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, doanh nghiệp mới đủ cơ sở pháp lý để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tính liên tục, an toàn trong hoạt động kinh doanh.
4. Thời hạn nộp hồ sơ
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đến:
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi chi nhánh đặt trụ sở.
Việc nộp hồ sơ quá thời hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
5. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh;
- Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, cụ thể:
- Chủ sở hữu công ty: đối với công ty TNHH một thành viên;
- Hội đồng thành viên: đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
- Hội đồng quản trị: đối với công ty cổ phần;
- Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy quyền nộp hồ sơ).
6. Quy trình thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh
Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế
Doanh nghiệp và chi nhánh phải:
- Hoàn tất nghĩa vụ thuế;
- Thực hiện quyết toán thuế (nếu có);
- Đóng mã số thuế chi nhánh.
Bước 2: Ban hành quyết định chấm dứt hoạt động
Doanh nghiệp ban hành nghị quyết/quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh theo đúng thẩm quyền.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
- Hình thức nộp: Trực tuyến hoặc trực tiếp;
- Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh – cơ quan thuế phối hợp xử lý
- Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin cho cơ quan thuế;
- Trong 02 ngày làm việc, cơ quan thuế phản hồi tình trạng nghĩa vụ thuế;
- Trong 05 ngày làm việc, nếu không có vướng mắc, chi nhánh được cập nhật trạng thái “đã chấm dứt hoạt động”.
Bước 5: Nhận thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh
Cơ quan đăng ký kinh doanh ra Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh và cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia.
7. Công việc cần thực hiện sau khi chấm dứt hoạt động chi nhánh
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần:
- Thông báo cho ngân hàng, đối tác, khách hàng (nếu có);
- Thanh lý hợp đồng lao động;
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định pháp luật;
- Rà soát nghĩa vụ thuế phát sinh sau chấm dứt (nếu có).
8. Dịch vụ chấm dứt hoạt động chi nhánh – Công ty Luật HDS
Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ chấm dứt hoạt động chi nhánh trọn gói, bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và phương án chấm dứt phù hợp;
- Soạn thảo hồ sơ pháp lý đầy đủ, đúng quy định;
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế và Phòng Đăng ký kinh doanh;
- Theo dõi đến khi chi nhánh được cập nhật trạng thái chấm dứt hoạt động.
Xem thêm: NHỮNG RỦI RO PHÁP LÝ KHI KHÔNG KỊP THỜI THAY ĐỔI ĐĂNG KÝ KINH DOANH CẬP NHẬT 2025 https://hdslaw.vn/khong-kip-thoi-t…ng-ky-kinh-doanh/
⏱ Thời gian thực hiện: 05 – 10 ngày làm việc
📌 Cam kết: Đúng luật – Nhanh chóng – Hạn chế tối đa rủi ro hậu kiểm
Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ liên hệ:
Công ty Luật TNHH HDS
Hotline: 0901.727.373
Email: contact@hdslaw.vn