Trụ sở chính của công ty là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp, đóng vai trò là nơi điều hành các hoạt động chính và thực hiện các giao dịch với các tổ chức, cá nhân khác. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc xác định và đăng ký trụ sở chính của công ty có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng đến sự tồn tại và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp.
Cùng Công ty Luật TNHH HDS tìm hiểu về nội dung này qua bài viết bên dưới..
Khái niệm trụ sở chính của công ty
Trụ sở chính của công ty được hiểu là địa điểm chính thức, là nơi giao dịch và điều hành công việc của công ty. Đây là nơi công ty nhận các thông báo, văn bản, tài liệu từ cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng, cũng như nơi thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành chính thức của công ty.
Trụ sở chính là thông tin bắt buộc phải ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi doanh nghiệp được thành lập, và là địa chỉ liên lạc chính thức của công ty trong suốt quá trình hoạt động.
Quy định pháp lý về trụ sở chính công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:
- Địa điểm xác định rõ ràng: Trụ sở chính của công ty phải có địa chỉ cụ thể, bao gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố (thị xã), tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương). Địa chỉ này phải là một nơi thực tế mà công ty có quyền sử dụng, có thể là nhà thuê, mua hoặc có quyền sở hữu.
- Không trùng lặp: Trụ sở chính của công ty không được trùng với trụ sở chính của một công ty khác hoặc một cơ quan, tổ chức không phải là doanh nghiệp. Điều này nhằm đảm bảo tính độc lập và rõ ràng trong việc quản lý và giao dịch pháp lý.
- Phù hợp với quy định của pháp luật: Trụ sở chính của công ty phải phù hợp với các quy định của pháp luật về sử dụng đất đai, nhà ở. Ví dụ, không thể sử dụng các khu vực nhà ở dân cư (nếu không có giấy phép hoạt động kinh doanh) làm trụ sở chính nếu không đáp ứng các quy định liên quan đến việc sử dụng đất và nhà ở.
Thủ tục đăng ký trụ sở chính của công ty
Khi thành lập công ty, một trong những bước đầu tiên là đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện đối với doanh nghiệp nhỏ).
Quy trình đăng ký bao gồm các bước cơ bản sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất,…) và các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký.
- Nộp hồ sơ: Hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty dự định đặt trụ sở. Cơ quan này sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
- Cập nhật thông tin: Nếu công ty có sự thay đổi về trụ sở chính, cần thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày thay đổi. Thủ tục này được thực hiện bằng cách gửi thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp và bổ sung giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc thuê địa điểm mới.
Một số vấn đề pháp lý liên quan đến trụ sở chính
- Thay đổi trụ sở chính: Nếu công ty thay đổi trụ sở chính trong cùng một quận, huyện, công ty chỉ cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và không phải làm thủ tục chuyển đổi giấy phép. Tuy nhiên, nếu thay đổi trụ sở sang quận, huyện hoặc tỉnh, công ty cần thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Trụ sở chính và quyền sở hữu: Nếu công ty thuê địa điểm làm trụ sở chính, cần đảm bảo có hợp đồng thuê hợp lệ và hợp pháp. Việc sử dụng bất động sản không có quyền sở hữu hợp pháp có thể gây rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
- Các loại hình công ty và yêu cầu về trụ sở: Mỗi loại hình công ty (như công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh) đều có yêu cầu về trụ sở chính nhưng nhìn chung, các yêu cầu này không có sự khác biệt lớn giữa các loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài cần lưu ý đến những yêu cầu bổ sung về việc thuê trụ sở hoặc sử dụng các tài sản cho phép trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Tầm quan trọng của trụ sở chính đối với hoạt động doanh nghiệp
Trụ sở chính không chỉ là nơi làm việc, giao dịch của công ty mà còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng uy tín và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính thường được ghi trên các văn bản pháp lý, hợp đồng, tài liệu giao dịch và các hồ sơ liên quan đến doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác định một trụ sở hợp pháp và hợp lý là điều kiện cần thiết để công ty hoạt động ổn định và lâu dài.
Xem thêm: https://hdslaw.com.vn/hop-dai-hoi-dong-co-dong-3992.html
Kết luận
Trụ sở chính của công ty không chỉ là địa chỉ hoạt động mà còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tính hợp pháp của doanh nghiệp. Việc đăng ký và duy trì trụ sở chính đúng theo quy định của pháp luật là một trong những yêu cầu tiên quyết để công ty có thể hoạt động hiệu quả và tránh được những rủi ro pháp lý. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc xác định và duy trì trụ sở chính theo đúng quy định của pháp luật.
